Informacja o ochronie danych osobowych

sporządzone zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (dalej RODO”) oraz ustawą nr 18/2018 Dz. U. o ochronie danych osobowych (dalej „Ustawa o ochronie danych osobowych”)

Postanowienia wprowadzające

Firma elv.ai, j. s. a., z siedzibą Poštová 1, 010 08 Żylina, REGON: 55 526 136, wpisana do Rejestru Handlowego Sądu Rejonowego Żylina, sekcja: Sja, wkładka nr 27/L ( dalej „firma elv.ai”, jak również „nasza firma”) szanuje prywatność wszystkich osób, których dane dotyczą, z którymi się kontaktuje; niezależnie od tego, czy przetwarza dane osobowe samodzielnie, czy za pośrednictwem osób trzecich. Dla naszej firmy niezwykle istotnym jest, aby każda osoba, której dane dotyczą rozumiała, jakie dane osobowe przetwarzamy na jej temat, dlatego to robimy i jakie są jej prawa. Możemy przetwarzać dane osobowe osób, których dane dotyczą, na różne sposoby i w różnych sytuacjach, w zależności od rodzaju osoby, której dane dotyczą. W poniższym dokumencie znajdziesz ogólne informacje, takie jak: 

  • dane identyfikacyjne i kontaktowe naszej firmy (część 1 niniejszego dokumentu), 
  • Twoje prawa w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych (część 2. niniejszego dokumentu), 
  • informacje na temat zautomatyzowanego podejmowania decyzji indywidualnych, w tym profilowania (część 3 niniejszego dokumentu); 
 

Dalsze informacje na temat przetwarzania danych osobowych w konkretnym przypakdu można znaleźć w części 4 niniejszego dokumentu, w zależności od tego, czy jesteś: 

  • odwiedzającym naszą stronę (sekcja 4.1 niniejszego dokumentu) 
  • Klientem (lub zainteresowanym produktem) (sekcja 4.2 niniejszego dokumentu)
  • uczestnikiem dyskusji online klienta (sekcja 4.2 niniejszego dokumentu)
  • osobą poszukującą pracy, (sekcja 4.3 niniejszego dokumentu)
  •  
  • dostawcą (lub partnerem biznesowym) (sekcja 4.4 niniejszego dokumentu)
  • użytkownikiem sieci społecznościowej (sekcja 4.5 niniejszego dokumentu)
 

Jednocześnie w imieniu elv.ai prosimy o dostarczanie nam aktualnych i poprawnych danych osobowych, które następnie będą przetwarzane przez naszą firmę. W przypadku zmiany danych osobowych prosimy o powiadomienie nas bez zbędnej zwłoki. 

W celu ochrony Twoich danych osobowych przed osobami nieupoważnionymi oraz przed niezgodnym z prawem przetwarzaniem, nieprzewidzianą utratą, zniszczeniem i uszkodzeniem, zarówno online, jak i offline, stosujemy środki fizyczne, elektroniczne i organizacyjne, aby zapobiec wystąpieniu takich sytuacji zgodnie z naszą wewnętrzną polityką ochronych danych osobowych. 

Informacje te dostarczą Ci szczegółowych informacji o tym, w jaki sposób Twoje dane osobowe są przetwarzane przez naszą firmę jako administratora. Informacje te nie dotyczą przetwarzania danych osobowych, które nasza firma wykonuej jako pośrednik. Jeśli przetwarzamy Twoje dane osobowe jako pośrednik, robimy to na podstawie instrukcji dostarczonych przez administratora odpowiedzialnego za przetwarzanie Twoich danych osobowych, który jest zobowiązany poinformować Cię o przetwarzaniu Twoich danych osobowych.

1. Dane identyfikacyjne i kontaktowe firmy ELV.AI

Dane identyfikacyjne Spółki elv.ai to:

nazwa handlowa: elv.ai, s. r. o.

siedziba: Poštová 1, 010 08 Żylina

REGON: 55 526 136

zapis w: Rejestr Handlowy Sądu Rejonowego Żylina, sekcja: Sja, wkładka nr 27/L

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych:

Spółka elv.ai wyznaczyła inspektora ochrony danych w rozumieniu RODO, a mianowicie spółkę Law&Tech s.r.o. z siedzibą pod adresem Roosweltova 809/22, 040 11 Koszyce (zwaną dalej „DPO„).

W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych przez naszą spółkę, prosimy o kontakt z naszym DPO w jeden z następujących sposobów:

e-mail: dpo@elv.ai

adres korespondencyjny: Law&Tech s.r.o., DPO ELV.AI, Roosweltova 809/22, 040 11 Košice.

2. Prawa osoby, której dane dotyczą

W przypadku, gdy nasza firma przetwarza Twoje dane osobowe, jako osoba, której dane dotyczą, przysługują Ci następujące prawa:

  • Wycofanie zgody – w przypadkach, gdy przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie Twojej zgody, masz prawo wycofać tę zgodę w dowolnym momencie. Możesz wycofać swoją zgodę drogą elektroniczną, pod adresem wskazanym w części 1 niniejszego dokumentu, na piśmie, poprzez zawiadomienie o cofnięciu zgody (lub w inny odpowiedni sposób). Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dotyczących Cię danych osobowych, które przetwarzaliśmy na jej podstawie. 
  • Prawo dostępu — masz prawo do uzyskania kopii przechowywanych przez nas danych osobowych, a także informacji o tym, w jaki sposób wykorzystujemy Twoje dane osobowe. W większości przypadków Twoje dane osobowe będą przekazywane w formie elektronicznej, jeśli jest to technicznie wykonalne. 
  • Prawo do sprostowania — podejmujemy uzasadnione kroki w celu zapewnienia dokładności, kompletności i aktualności przechowywanych przez nas informacji na Twój temat. Jeśli uważasz, że przechowywane przez nas informacje są niedokładne, niekompletne lub nieaktualne, nie wahaj się poprosić nas o poprawienie, aktualizację lub uzupełnienie tych informacji. 
  • Prawo do usunięcia (do bycia zapomnianym) – masz prawo poprosić nas o usunięcie swoich danych osobowych, na przykład, jeśli zebrane przez nas dane osobowe na Twój temat nie są już potrzebne do realizacji pierwotnego celu przetwarzania. Jednakże, Twoje prawo musi zostać ocenione w świetle wszystkich istotnych okoliczności. Na przykład możemy mieć pewne obowiązki prawne, co oznacza, że nie będziemy w stanie spełnić Twojej prośby. 
  • Prawo do ograniczenia przetwarzania — w pewnych okolicznościach masz prawo poprosić nas o zaprzestanie wykorzystywania Twoich danych osobowych. Są to na przykład przypadki, w których uważasz, że przechowywane przez nas dane osobowe mogą być niedokładne lub gdy uważasz, że nie musimy już wykorzystywać Twoich danych osobowych. 
  • Prawo do przenoszenia danych – w pewnych okolicznościach masz prawo poprosić nas o przekazanie danych osobowych, które nam przekazałeś, innej wybranej przez Ciebie osobie trzeciej. Jednak prawo do przenoszenia dotyczy tylko danych osobowych, które uzyskaliśmy od Ciebie na podstawie zgody lub na podstawie umowy, której jesteś stroną. 
  • Prawo do sprzeciwu — masz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na naszych uzasadnionych uzasadnionych interesach. W przypadku, gdy nie mamy ważnego uzasadnionego uzasadnionego powodu przetwarzania, a Ty wniesiesz sprzeciw, nie będziemy już przetwarzać Twoich danych osobowych. 
  • Prawo do złożenia wniosku o wszczęcie postępowania w celu ochrony danych osobowych – jeżeli uważasz, że Twoje dane osobowe są przetwarzane niesprawiedliwie lub niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do organu nadzorczego, jakim jest Urząd Ochrony Danych Osobowych Republiki Słowackiej, Hraničná 12, 820 07 Bratysława 27; tel.: +421 /2/ 3231 3214; mail: statny.dozor@pdp.gov.sk, https://dataprotection.gov.sk. W przypadku złożenia wniosku w formie elektronicznej musi on spełniać wymogi określone w § 19 ust. 1 ustawy nr 71/1967 Dz. U. o postępowaniu administracyjnym (Kodeks postępowania administracyjnego).

3. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Twoje dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego indywidualnego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

4. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych według osób, których dane dotyczą

Postanowienia niniejszego punktu 4 nie mają zastosowania do osób, których dane dotyczą, które zostały specjalnie pouczone na piśmie przez elv.ai zgodnie z § 19 i 20 ustawy o ochronie danych osobowych, jeżeli osoba, której dane dotyczą, podpisała takie pouczenie własnoręcznie, od momentu takiego własnoręcznego podpisania pouczenia.

4.1. Odwiedzający stronę internetową firmy ELV.AI

Firma elv.ai jest operatorem strony internetowej pod adresem www.elv.ai (dalej serwis”). 

4.1.1. Czym są pliki cookie?

Jeśli odwiedzasz witrynę (w tym stronę internetową naszej firmy), która przechowuje pliki cookie, na Twoim komputerze zostanie utworzony mały plik  tekstowy cookie. Plik cookie to krótki plik tekstowy, który strona internetowa przechowuje w przeglądarce komputera lub urządzenia mobilnego (w tym tabletu) podczas przeglądania. Jeśli na przykład odwiedzisz tę samą witrynę ponownie w przyszłości, dzięki niemu połączysz się szybciej lub strona zapamięta pewne informacje o preferencjach przeglądania, typie przeglądarki, wybranych ustawieniach witryny itp.

Możesz kontrolować lub usuwać pliki cookie według własnego uznania. Możesz usunąć wszystkie pliki cookie przechowywane na Twoim komputerze i możesz ustawić większość przeglądarek tak, aby uniemożliwiły ich przechowywanie. Instrukcje dotyczące usuwania lub blokowania wszystkich nieprawidłowo wprowadzonych plików cookie można znaleźć na stronach internetowych przeglądarek internetowych.

 

4.1.2 Rodzaje plików cookie i cel korzystanai z nich 

Nasza firma przetwarza różne rodzaje plików cookie w różnych celach, szczegóły dotyczące poszczególnych plików cookies znajdują się w wyskakującym okienku (pasku) znajdującym się na naszej stronie internetowej wraz z wyjaśnieniem szczegółów dotyczących plików cookies.

 

4.1.3. Zgoda na używanie (przetwarzanie) plików cookies

Kiedy odwiedzasz naszą stronę po raz pierwszy, zobaczysz wyskakujące okienko (pasek) z wyjaśnieniem dotyczącym plików cookie. W tym pasku możesz wyrazić zgodę lub nie na przetwarzanie poszczególnych rodzajów plików cookie za pośrednictwem strony internetowej (z wyjątkiem funkcjonalnych lub niezbędnych plików cookie, do przetwarzania których Twoja zgoda nie jest wymagana). 

Możesz także wyłączyć korzystanie z plików cookie w dowolnym momencie bezpośrednio za pośrednictwem przeglądarki (więcej informacji można znaleźć bezpośrednio w ustawieniach przeglądarki). Jeśli odmówisz lub wyłączysz korzystanie z plików cookie, będziesz mógł korzystać z naszej strony internetowej, ale niektóre funkcje mogą nie działać poprawnie.

Zwracamy również uwagę, że masz prawa w odniesieniu do plików cookie określone w pkt 2 niniejszego dokumentu (powyżej).

 

4.1.4. Kategorie odbiorców

W ramach przetwarzania danych osobowych za pomocą plików cookie możemy współpracować ze stronami trzecimi jako dostawcami usług, w szczególności w dziedzinie marketingu internetowego, którzy w tym przypadku działają jako nasi pośrednicy; na przykład Google LLC i Facebook Ireland Limited. 

W związku z tym, jeśli wyraziłeś zgodę na przetwarzanie plików cookie, na przykład w celach marketingowych, możemy udostępniać Twój identyfikator użytkownika i powiązane profile użytkowników stronom trzecim za pośrednictwem dostawców sieci reklamowych. 

 

4.1.4. Czas przetwarzania

Dane z przeglądania przechowywane zgodnie z ustawieniami plików cookie będziemy przechowywać przez okres niezbędny do celu, dla którego zostały zebrane, przez najdłuższy okres wskazany bezpośrednio w odniesieniu do poszczególnych plików cookie na naszej stronie internetowej. 

 

4.2. Klient (lub zainteresowany produktem) i uczestnik dyskusji online klienta

Produkt firmy elv.ai oznacza każdą usługę świadczoną przez firmę elv.ai i/lub wszelkie towary sprzedawane przez firmę elv.ai. 

4.2.1. Cel przetwarzania danych osobowych

W celu zawarcia i wykonania umowy z Tobą lub firmą, którą reprezentujesz, konieczne jest przetwarzanie Twoich danych osobowych. Możemy również przetwarzać dane osobowe odwiedzających naszą stroną internetową (sekcja. 4.1 niniejszego dokumentu) lub lokalizacji fizycznych, w zależności od tego, w jaki sposób zdecydujesz się komunikować z naszą firmą w związku z zainteresowaniem produktem (produktami) naszej firmy.

Ze względu na ciągłą potrzebę rozwoju naszych produktów przetwarzamy anonimowe dane osobowe uczestników dyskusji online naszych klientów (na mediach społecznościowych naszych klientów lub na  innych stronach internetowych klientów) w celu ulepszania naszego produktu i rozwoju sztucznej inteligencji działającej w tle.

Źródło danych osobowych. Dane osobowe kontaktowe przekazywane są naszej firmie przez osobę zainteresowaną produktem, dobrowolnie lub nasza firma pobiera je z publicznie dostępnych źródeł (rejestrów i baz danych zainteresowanych produktami podobnymi do produktów naszej firmy).

Dane uczestników dyskusji online dostarczane są nam przez naszego klienta korzystającego z produktu/produktów naszej firmy.

 

4.2.2. Podstawa prawna

Przetwarzamy Twoje dane osobowe tylko wtedy, gdy mamy do tego podstawę prawną. 

  • Oznacza to, że przetwarzanie musi być niezbędne do wykonania umowy, której stroną jesteś Ty lub firma, którą reprezentujesz, lub aby móc podjąć kroki na żądanie jeszcze przed zawarciem umowy (podstawą prawną jest zatem umowa, w tym stosunki przedumowne). W związku z tym przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie prawnej zgodnie z art. 6 pkt. 1 litera b) RODO.
  • Zgodnie z naszym uzasadnionym interesem możemy również wykorzystywać Twoje dane do prawidłowego prowadzenia działalności naszej firmy w celu dostarczenia Ci informacji o naszych produktach, potencjalnych klientach, analizach, które mogą być w Twoim najlepszym interesie lub w celu wykonania niezbędnych lub wymaganych zadań wynikających z relacji biznesowych, które reprezentujesz (podstawą prawną jest zatem uzasadniony interes naszej firmy). Naszym uzasadnionym interesem jest również rozwijanie i ulepszanie naszych produktów oraz wykorzystywanej przez nie sztucznej inteligencji, która pracuje w tle. Przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie prawnej zgodnie z art. 6 pkt. 1 litera f) RODO.
  • Mamy prawny obowiązek przekazania Twoich danych osobowych podczas kontroli prowadzonej przez uprawnione instytucje oraz w celu zapobiegania oszustwom i innym przestępstwom, monitorowania i pozyskiwania dowodów w zakresie oszustw i innych przestępstw (podstawą prawną jest zatem w wybranych przypadkach również prawo). W związku z tym przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie art. 6 pkt. 1 lit. c) RODO.
  • W przypadku, gdy nie możemy zastosować innej z powyższych podstaw prawnych i jeśli jest to konieczne do osiągnięcia celu, możemy poprosić Cię o wyrażenie zgody na przetwarzanie Twoich danych osobowych zgodnie z art. 6 pkt. 1 litera a) RODO.

 

Należy pamiętać, że jeśli przetwarzamy Twoje dane osobowe w ramach dostarczania produktów jako pośrednik, to do odpowiedniego administratora należy ustalenie odpowiedniej podstawy prawnej przetwarzania Twoich danych osobowych do własnych celów przetwarzania oraz poinformowanie Cię o tym. Jeśli przetwarzamy Twoje dane osobowe jako pośrednik, robimy to na podstawie instrukcji administratora, który jest odpowiedzialny za poprawność i zgodność z prawem przetwarzania Twoich danych osobowych.

 

4.2.3. Zakres przetwarzania danych osobowych

Firma elv.ai przetwarza „zwykłe dane osobowe” w zakresie niezbędnym do realizacji celów określonych w pkt 4.2.1 niniejszego dokumentu, w szczególności w następującym zakresie: 

  • imię, nazwisko, tytuł
  • adres stałego pobytu, adres korespondencyjny 
  • data urodzenia (jeśli jest to konieczne w celu jednoznacznej i bezbłędnej identyfikacji klienta, w szczególności w przypadku pisemnej umowy)
  • REGON, NIP, VAT UE
  • numer telefonu, e-mail
  • numery rachunków (do wysyłania ewentualnych świadczeń umownych)
  • anonimizowana treść postów z dyskusji online klienta.
 

4.2.4. Kategorie odbiorców

Dane osobowe przetwarzane są bezpośrednio przez naszą firmę, w formie pisemnej i elektronicznej. Dane osobowe mogą być ujawnione podmiotom upoważnionym na mocy specjalnych przepisów, którymi są w szczególności: organy ścigania, sądy, organy egzekucyjne itp.

Niektóre działania dla naszej firmy prowadzone są przez podwykonawców. Do celów wykonywania tych czynności wymagane jest, aby taki podwykonawca otrzymał Twoje dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji zadań podwykonawcy. Tymi zewnętrznymi podwykonawcami są w szczególności zewnętrzne firmy księgowe, podatkowe i inne firmy konsultingowe, firmy prowadzące hosting i zarządzanie serwerami i/lub przechowywaniem danych, przedstawiciele prawni, dostawcy rozwiązań programowych i wsparcia technicznego itp.Określone firmy i działania mogą ulec zmianie w zależności od aktualnych potrzeb firmy elv.ai

 

4.2.5. Przekazywanie danych osobowych

Nasza firma stara się przetwarzać Twoje dane osobowe głównie w UE, ale niektóre dane osobowe (np. imię, nazwisko i e-mail) mogą być przetwarzane również za pośrednictwem systemów elektronicznych i repozytoriów danych obsługiwanych przez osoby (podmioty przetwarzające) poza Unią Europejską. Nasza firma zawsze sprawdza, czy zapewniają najwyższą możliwą ochronę danych osobowych w rozumieniu odpowiednich przepisów (tj. są one częścią decyzji Komisji Europejskiej w sprawie adekwatności, np. częścią programu EU-USA Privacy Shield, jeśli znajdują się w USA itp.).

 

4.2.6. Czas przetwarzania danych osobowych

Twoje dane są przechowywane przez naszą firmę tak długo, jak jest to konieczne do realizacji celu przetwarzania zgodnie ze specjalnymi przepisami oraz celu, dla którego zostały zebrane (patrz punkt 4.2.1 powyżej), jeśli mamy uzasadniony interes w ich zachowaniu, np. do czasu rozwiązania stosunku umownego lub nawet po rozwiązaniu tego stosunku, jeśli nasz prawnie uzasadniony interes w dalszym ciągu istnieje. Po rozwiązaniu stosunku umownego i uregulowaniu wszelkich zobowiązań wynikających z takiego stosunku umownego lub związanych z nim, nasza firma przechowuje Twoje dane osobowe przez ściśle niezbędny czas, przez okres wymagany na mocy obowiązujących przepisów prawa. O ile okres ten nie jest określony przez prawo, nasza firma jest uprawniona do przechowywania Twoich danych osobowych przez co najmniej trzy lata od daty rozwiązania stosunku umownego (ale maksymalnie przez okres dziesięciu lat, chyba że odpowiednie przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania). W przypadku sporu prawnego z Tobą (jako osobą, której dane dotyczą) przez co najmniej trzy lata od daty prawnego zakończenia sporu sądowego.

 

4.3. Osoba ubiegająca się o pracę

4.3.1. Cel przetwarzania danych osobowych

Firma elv.ai będzie przetwarzać Twoje dane w następujących celach:

  • Rekrutacja nowych pracowników. Przetwarzamy Twoje dane w celu ustalenia, czy jesteś wykwalifikowanym kandydatem na stanowisko, o które się ubiegasz.
  • Rozstrzyganie sporów. Dane osobowe mogą być przetwarzane przez naszą firmę w celu rozstrzygania sporów, skarg lub postępowań sądowych.
  • Zgodność z prawem. Nasza firma może potrzebować przetwarzania Twoich danych osobowych w celu zachowania zgodności z prawem lub wykonania orzeczenia sądowego.
  •  

Źródło danych osobowych. Dane osobowe są przekazywane naszej firmie przez samą osobę ubiegającą się o pracę, dobrowolnie lub w razie potrzeby nasza firma pozyskuje je ze źródeł publicznie dostępnych (rejestrów i baz danych kandydatów na rynku pracy). 

 

4.3.2. Podstawa prawna

Nasza firma przetwarza Twoje dane osobowe, ponieważ przetwarzanie jest niezbędne dla celów uzasadnionego interesu naszej firmy zgodnie z art. 6 pkt. 1 litera f) RODO. Naszym uzasadnionym interesem w tym przypadku jest przyjmowanie do pracy wykwalifikowanych kandydatów. W niektórych przypadkach będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe w celu wypełnienia obowiązków prawnych (tj. w oparciu o ustawową podstawę prawną) lub będziemy je przetwarzać na podstawie prawnej stosunków przedumownych (w przypadku zawarcia umowy o pracę, jako pracownik naszej firmy otrzymasz pisemne instrukcje dotyczące ochrony danych osobowych).

 

4.3.3. Zakres przetwarzania danych osobowych

W przypadku Twojego zainteresowania zatrudnieniem w naszej firmie pozyskujemy od Ciebie następujące informacje:

  • Dane kontaktowe: na przykład imię, nazwisko, tytuł, adres stałego zamieszkania, adres zamieszkania czasowego, prywatny adres e-mail, numer telefonu.
  • Informacje z życiorysu/CV: takie jak poprzednie zatrudnienie, wykształcenie, umiejętności, umiejętności językowe i wszelkie inne informacje, które zdecydujesz się umieścić w swoim CV.
  • List motywacyjny. : wszelkie informacje, które zdecydujesz się zamieścić w liście motywacyjnym.
  • Uprawnienie do pracy: może być konieczne wykazanie, że jesteś prawnie zdolny do pracy w naszej firmie, np. wykształcenie, umiejętności językowe, kwalifikacja zdrowotna na wybrane rodzaje stanowisk itp.
  • Referencje: Możemy zdecydować się na uzyskanie referencji od osób, które pracowały z Tobą w przeszłości. Ogólnie rzecz biorąc, skontaktujemy się z tymi osobami tylko wtedy, gdy podasz nam ich nazwiska i dane kontaktowe.
 

4.3.4. Kategorie odbiorców

Dane osobowe przetwarzane są bezpośrednio przez naszą firmę, w formie pisemnej i elektronicznej.  Nasza firma może udostępniać Twoje dane stronom trzecim w następujących okolicznościach:

  • Jeśli uzyskamy informacje od osób trzecich (jak określono powyżej), przekażemy im Twoje imię i nazwisko oraz wszelkie inne informacje niezbędne do udzielenia nam odpowiednich informacji na Twój temat.
  • Jeśli wymaga tego prawo lub nakaz sądowy, możemy udostępniać Twoje dane osobowe, na przykład organom ścigania lub innym upoważnionym organom Republiki Słowackiej.
  • Możemy również, w przypadku uzasadnionego interesu naszej firmy, przekazać Twoje dane osobowe firmom mającym powiązanym ekonomicznie lub personalnie z naszą firmą.
 

Określonedziałania dla naszej firmy realizowane są przez podwykonawców. W celu wykonywania tych czynności wymagane jest przekazanie takiemu podwykonawcy danych osobowych osoby, której dane dotyczą, w zakresie niezbędnym do wykonania zadań podwykonawcy. Tymi zewnętrznymi podwykonawcami są w szczególności zewnętrzne agencje kadrowe, księgowe, podatkowe i inne firmy konsultingowe, firmy zajmujące się administracją repozytoriów danych i serwerów. Poszczególne firmy i działania mogą ulec zmianie w zależności od aktualnych potrzeb naszej firmy.

 

4.3.5. Przekazywanie danych osobowych

Nasza firma może również przetwarzać niektóre dane osobowe (np. imię, nazwisko i e-mail) za pośrednictwem systemów elektronicznych i repozytoriów danych obsługiwanych przez osoby (podmioty przetwarzające) poza Unią Europejską. Nasza firma zawsze sprawdza, czy zapewniają najwyższą możliwą ochronę danych osobowych w rozumieniu odpowiednich przepisów (tj. są one częścią decyzji Komisji Europejskiej w sprawie adekwatności, np. częścią programu EU-USA Privacy Shield, jeśli znajdują się w USA itp.).

 

4.3.6. Czas przetwarzania danych osobowych

Przechowujemy Twoje dane osobowe przez ograniczony czas i zostaną usunięte, gdy nie będą już potrzebne do celów przetwarzania. Oznacza to, że będziemy przechowywać Twoje dane przez czas trwania procesu selekcji i usuniemy je zawsze do ostatniego dnia roku następującego po roku, w którym zapoznaliśmy się z Twoimi danymi osobowymi. Powodem takiego przechowywania jest ochrona naszych interesów w przypadku rozstrzygania sporów. Jeśli wybierzemy Cię na stanowisko, będziemy przechowywać Twoje dane osobowe w folderze osobistym, zgodnie z naszymi wewnętrznymi podstawowymi zasadami przetwarzania danych osobowych (w formie dyrektywy). Możemy przetwarzać Twoje dane osobowe przez dłuższy okres po zakończeniu procesu rekrutacji w przypadku sporu prawnego lub jeśli udzielisz nam zgody na przechowywanie Twoich danych osobowych w ewidencji przez dłuższy okres czasu.

 

4.4. Dostawca (lub partner biznesowy)

4.4.1. Cel przetwarzania danych osobowych

Celem przetwarzania danych osobowych jest (i) procedura rekrutacji na stanowisko dostawcy usług i/lub towarów naszej firmy elv.ai lub osoby współpracującej z elv.ai, niezależnie od tego, czy jest to długoterminowa relacja dostawca-klient czy jednorazowa dostawa (zwana dalej „dostawcą”) oraz późniejsza ewidencja dostawców i zarządzanie stosunkiem przedumownym/umownym między dostawcą a naszą firmą, (ii) wykonywanie działalności naszej firmy jak również (iii) do celów ochrony majątku naszej firmy oraz (iv) innych celów, w stosownych przypadkach, na które dostawca wyraził zgodę. 

Źródło danych osobowych. Dane osobowe są dostarczane nam dobrowolnie przez samego dostawcę lub nasza firma pozyskuje je z publicznie dostępnych źródeł (rejestrów i baz danych). 

 

4.4.2. Podstawa prawna

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest: 

  • wykonywanie praw i wypełnienie zobowiązań umownych wynikających w szczególności z umowy pomiędzy firmą elv.ai a dostawcą oraz powiązanej dokumentacji, w tym stosunków przedumownych (niezależnie od tego, czy umowa taka jest zawarta ustnie czy pisemnie, w tym w formie zamówienia) zgodnie z art. 6 pkt. 1 litera b) RODO a
  • w niektórych przypadkach uzasadniony interes naszej firmy w prawidłowym prowadzeniu działalności gospodarczej zgodnie z art. 6 pkt. 1 litera f) RODO.
 

4.4.3. Zakres przetwarzania danych osobowych

Firma elv.ai przetwarza „zwykłe dane osobowe” w zakresie niezbędnym do realizacji celów określonych w pkt 4.4.1 niniejszego dokumentu, w szczególności w następującym zakresie: 

  • imię, nazwisko, tytuł
  • REGON, NIP, VAT UE
  • Miejsce prowadzenia działalności, siedziba lub zakład (które mogą być taka same jak miejsce zamieszkania)
  • numer telefonu, e-mail
  • numery rachunków (do wysyłania ewentualnych świadczeń umownych)
  • podpis
 

4.4.4. Kategorie odbiorców

Dane osobowe przetwarzane są bezpośrednio przez naszą firmę, w formie pisemnej i elektronicznej. Dane osobowe mogą być ujawnione podmiotom upoważnionym na mocy specjalnych przepisów, którymi są w szczególności: organy ścigania, sądy, organy egzekucyjne itp.

Niektóre działania dla naszej firmy prowadzone są przez podwykonawców (tj. innych dostawców i partnerów biznesowych). Do celów wykonywania tych czynności wymagane jest, aby taki podwykonawca otrzymał Twoje dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji zadań podwykonawcy. Tymi zewnętrznymi podwykonawcami są w szczególności zewnętrzne firmy księgowe, podatkowe i inne konsultingowe, firmy obsługujące hosting i zarządzanie serwerami i/lub repozytoriami danych, prawnicy i inni. Określone firmy i działania mogą ulec zmianie w zależności od aktualnych potrzeb firmy elv.ai

Możemy również udostępniać Twoje dane osobowe naszym klientom, jeśli jesteś dostawcą, który dostarcza produkty (tj. towary/usługi) dostarczane przez naszą firmę tym klientom.

 

4.4.5. Przekazywanie danych osobowych

Nasza firma może również przetwarzać niektóre dane osobowe (np. imię, nazwisko i adres e-mail) za pośrednictwem systemów elektronicznych i repozytoriów danych obsługiwanych przez osoby (podmioty przetwarzające) poza Unią Europejską. Nasza firma zawsze sprawdza, czy zapewniają najwyższą możliwą ochronę danych osobowych w rozumieniu odpowiednich przepisów (tj. są one częścią decyzji Komisji Europejskiej w sprawie adekwatności, np. częścią programu EU-USA Privacy Shield, jeśli znajdują się w USA itp.).

 

4.4.6. Czas przetwarzania danych osobowych

Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez spółkę elv.ai przez czas trwania stosunku umownego z Tobą jako dostawcą. Po rozwiązaniu stosunku umownego i uregulowaniu wszelkich zobowiązań wynikających z takiego stosunku umownego lub związanych z nim, nasza firma przechowuje Twoje dane osobowe przez ściśle niezbędny czas, przez okres wymagany na mocy obowiązujących przepisów prawa. O ile termin ten nie jest określony przez prawo, nasza firma jest uprawniona do przechowywania Twoich danych osobowych przez co najmniej trzy lata od daty rozwiązania stosunku umownego (ale maksymalnie przez okres dziesięciu lat, chyba że odpowiednie przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania). W przypadku sporu prawnego z Tobą (jako osobą, której dane dotyczą) przez co najmniej trzy lata od daty prawnego zakończenia sporu sądowego.

 

4.5. Sieci społecznościowe

W ramach przetwarzania danych osobowych za pośrednictwem sieci społecznościowych działamy w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych bezpośrednio za pośrednictwem naszych stron utworzonych w mediach społecznościowych jako operator, wraz z operatorami poszczególnych platform społecznościowych. 

W szczególności nasza firma obsługuje następujące strony w mediach społecznościowych:

W przypadku, gdy działamy w ramach komunikacji w sieci społecznościowej jako firma świadcząca usługi innej firmie (w szczególności usługi związane z zarządzaniem komunikacją za pośrednictwem mediów społecznościowych), jako operatorowi strony w sieci społecznościowej, w tym zakresie działamy jako pośrednik. 

Nie mamy kontroli nad przetwarzaniem niektórych danych osobowych przez operatorów platform społecznościowych (w tym danych osobowych podanych na Twoim profilu w sieci społecznościowej) ani nie możemy wpływać na takie przetwarzanie; w zakresie przetwarzania danych osobowych bezpośrednio przez naszą firmę działamy zgodnie z przepisami prawa.

Bardziej szczegółowe informacje na temat przetwarzania danych osobowych operatorów platformy sieci społecznościowej można znaleźć w informacjach o ochronie danych osobowych poszczególnych operatorów platform sieci społecznościowych:

 

4.5.1. Cel przetwarzania danych osobowych

Celem przetwarzania danych osobowych na naszych stronach w mediach społecznościowych (gdzie działamy jako operator) jest w szczególności zapewnienie, że klienci zostaną poinformowani o produktach, usługach, tematach zawodowych związanych z działalnością naszej firmy, a w niektórych przypadkach także komunikacja z odwiedzającymi witrynę (w tym w formie komentarzy lub wiadomości).

Celem przetwarzania danych osobowych na stronach naszych klientów w sieciach społecznościowych (gdzie działamy jako pośrednik) jest w szczególności zapewnienie, że klienci zostaną poinformowani o produktach, usługach, tematach zawodowych związanych z działalnością danej firmy oraz komunikacji z odwiedzającymi stronę danej firmy (w tym w formie komentarzy lub wiadomości).

Źródło danych osobowych. Dane osobowe są pozyskiwane przez naszą firmę bezpośrednio za pośrednictwem platform społecznościowych (w zakresie, w jakim użytkownik sieci społecznościowej sam zezwala w ustawieniach swojego profilu na danej sieci społecznościowej, a także w zakresie zgodnym z ustawieniami określonego operatora platformy społecznościowej.

 

4.5.2. Podstawa prawna

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych na naszych stronach w sieciach społecznościowych (gdzie działamy jako administrator) jest nasz uzasadniony interes zgodnie z art. 6 pkt. 1 litera f) RODO. 

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych na stronach naszych klientów w sieciach społecznościowych (gdzie działamy jako pośrednik) jest uzasadniony interes naszych klientów (operatorów serwisów społecznościowych) lub inna podstawa prawna określona przez naszych klientów jako operatorów.

 

4.5.3. Zakres przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe przetwarzane są przez naszą firmę w zakresie, w jakim użytkownik sieci społecznościowej sam zezwala w ustawieniach swojego profilu na danej sieci społecznościowej, a także w zakresie zgodnym z ustawieniami określonego operatora platformy społecznościowej.

 

4.5.4. Kategorie odbiorców

W odniesieniu do danych osobowych, które, ze względu na publiczną dostępność w szczególności komentarzy, są dostępne dla innych użytkowników sieci społecznościowej, potencjalnymi odbiorcami takich danych są wszyscy inni użytkownicy danej sieci społecznościowej.  

W odniesieniu do danych, które udostępniasz nam w sposób poufny za pośrednictwem sieci społecznościowej (w szczególności wiadomości prywatnej), nie przekazujemy takich danych dalej. 

Jednak  w niektórych przypadkach (jeżeli w celu wykonywania danej czynności wymagane jest przekazanie Twoich danych osobowych takiemu podwykonawcy w niezbędnym zakresie), w celu wykonania zadań podwykonawcy, mogą być przetwarzane dla nas przez osoby współpracujące umownie (w tym w celu rozpatrzenia Twojego zapytania lub udzielenia odpowiedzi na pytania). Jednak nawet w takim przypadku, o ile jest to możliwe i nie jest to konieczne do realizacji konkretnego wniosku przez współpracującą osobę, przechodzimy do anonimizacji danych osobowych przed udostępnieniem danych osobowych osobom trzecim. 

 

4.5.5. Przekazywanie danych osobowych

W ramach korzystania z platformy Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez właściwego operatora platformy, co do zasady również na serwerach w krajach trzecich, w szczególności w USA i Wielkiej Brytanii.

Nasza firma może również przetwarzać niektóre dane osobowe, na przykład za pośrednictwem systemów elektronicznych i repozytoriów danych obsługiwanych przez osoby (podmioty przetwarzające) poza Unią Europejską. Nasza firma zawsze weryfikuje, czy zapewnia najwyższą możliwą ochronę danych osobowych w rozumieniu odpowiednich przepisów (tj. są one częścią decyzji Komisji Europejskiej w sprawie adekwatności, np. częścią EU-US Privacy Shield, jeśli znajdują się w USA itp.).

 

4.5.6. Czas przetwarzania danych osobowych

Nasza firma nie ma wpływu na usunięcie Twoich danych osobowych przez samego operatora platformy społecznościowej; w związku z tym obowiązują zasady przetwarzania danych osobowych wydane bezpośrednio przez operatora platformy. 

Wszystkie publiczne posty na portalach społecznościowych pozostają publikowane przez nieokreślony czas, chyba że zostaną przez nas usunięte lub post zostanie usunięty przez Ciebie lub usunięty przez operatora platformy społecznościowej.  

Wszystkie dane osobowe, które przekazujesz nam w sposób poufny (w kontekście komunikacji prywatnej) zostaną usunięte lub zanonimizowane nie później niż 90 dni po udzieleniu odpowiedzi na Twoją wiadomość, ze względu na ewentualną potrzebę nawiązania do komunikacji w przypadku powtarzającej się komunikacji lub uzupełnienia komunikacji.